O acompanhamento mensal dos planos do desenvolvimento por protótipo das tecnologias por município/território será realizado pelas gestoras de território, organizações parceiras e gestores locais (SMEse SEEs), através de:

• Reuniões Acompanhamento mensal por protótipo x municípios;
• Relatórios mensais por meio do project da realização das atividades conforme cronograma;
• Reunião mensal das gestoras com a equipe do Itaú Social, na primeira semana de cada mês, onde serão apontados os riscos e problemas do projeto no mês, e os casos de entregas atrasadas.
• Acompanhamento bimestral do plano de desenvolvimento no território por tecnologia.

Municípios:

Mensalmente as gestoras de território devem acompanhar a implementação de cada Projeto sobre sua responsabilidade, através de uma reunião com os gestores municipais e a organização parceira.

Preferencialmente, esta reunião deve ser presencial, com uma visita no território, que pode coincidir ou não com alguma ação formativa projeto.

Consórcios, Arranjos e Rede locais (PE, BA, AL):

As reuniões não serão mensais, e deverão ser nos meses de março, maio, agosto, outubro e dezembro:

• 5 Reuniões de acompanhamento, nas sedes, com parceiros e representantes dos territórios;
• 3 acompanhamentos in loco em municípios dos territórios, aproveitando as viagens às sedes.

PAUTA DE REUNIÃO NOS  MUNICÍPIOS E TERRITÓRIOS (SMEse SEEs e Organzições Parceiras)

Breve avaliação das ações desenvolvidas no último mês – algum destaque ou dificuldade?

Existe alguma dificuldade ou ponto de atenção que possa atrapalhar o desenvolvimento do Projeto no município?

Qual percepção de vocês (município e OSC) sobre os avanços do projeto neste mês?

Quais suas preocupações ou sugestões?

Há alguma informação adicional que vocês gostariam de relatar, sobre o Programa Melhoria ou sobre a(s) tecnologia(s) presente(s) no município?

Além da visita no território cada gestora deverá realizar o acompanhamento mensal de cada projeto realizando conversas particulares com a gestão municipal e as organizações paceiras para acompanhar o status de cada projeto. Ambas as reuniões devem ser agendadas preferencialmente no mesmo dia, com os seus respectivos atores envolvidos, porém se não for possível conciliar a presença das organizações parcerias e pontos focais das Secretarias, a reunião de acompanhamento do território pode ser realizada à distância.O acompanhamento do projeto à  distância se dará também virtualmente pela consulta e análise dos documentos no Site de cada projeto no Project.

Algumas perguntas norteadoras do acompanhamento são:

• Quais as expectativas para o Projeto?
• O que aconteceu no período?
• Quais são as inquietações sobre o Projeto?
• O que pode melhorar?

Para a realização deste acompanhamento foi elaborado um passo a passo, conforme veremos a seguir:

PASSO-A-PASSO

1) Pré-Reunião

• Contato com a Organização Parceira para perguntar qual a data sugerida para a reunião de acompanhamento do território;
• Verificar com o ponto focal no território (gestor público) se eles podem nesta data;
• Escrever a data da reunião na agenda online das gestoras;
• Caso seja visita presencial, enviar e-mail para a equipe do Relacionais informando dados da viagem para organização logística (passagens, hospedagem e diárias).

2) Reunião (visita)

•  Apresentar o Itaú Social e o Programa Melhoria da Educação, caso necessário. Porém, se for imprensa, a gestora deve informar que não é porta voz, e encaminhar contato da Sônia Dias, coordenadora do Programa no Itaú Social;
• Realizar a reunião com organização parceira e município para acompanhar o projeto com foco na gestão e relacionamentos;
• Esclarecer as dúvidas que surgirem;
• Lembrar as organizações parceiras que elas tem até o dia 28 de cada mês para as atualizarem o Project com status dos projetos de tecnologia.

3) Pós-reunião

1. Relatório de prestação de contas da viagem para administrativo Relacionais, por meio do e-mail: adm@relacionais.org.br
2. Preencher Formulário de Acompanhamento no Território
3. Enviar e-mail para Organização Parceira e analistas do Itaú Social com a síntese da reunião, com os seguintes pontos:. Data da visita, Local da reunião, Objetivo da reunião, Pendências, Encaminhamentos e anexar os documentos quando necessário.

4) Acompanhar o que a Organização Parceira fez e entregou no mês:

• Atualização da porcentagem % da execução do Projeto no project
• Preencheu e salvou o relatório mensal, conforme modelo do PPT – Status do Projeto (M4, no site do Projeto no project)
• Salvou a Ficha de Cadastro dos participantes das atividades formativas, no site do Projeto no project
• Salvou a Lista de Presença das atividades que realizou no mês, no site do Projeto no project
• Preencheu, sistematizou e salvou a Avaliação dos Participantes, no site do Projeto no project
•  Verificar se as peças de Comunicação utilizadas estão de acordo com as orientações do Itaú Social
• Confirmar se todas as entregas previstas no Project, inclusive as metodológicas estão ok;

5) Esclarecer as dúvidas das Organizações Parceiras e Gestores de Municípios, caso necessário solicitar as dúvidas por e-mail para marcar uma reunião.

6) Elaborar o PPT para reunião mensal de status dos projetos (1ª segunda de cada mês)